El expediente notarial, de principio a fin, sin perder el hilo
Notasys lleva expedientes, clientes, honorarios, cumplimiento LFPIORPI y contabilidad de terceros en un solo sistema, instalado 100% local en la notaría, con roles y reglas que no se pueden saltar sin dejar rastro.
¿Para quién es Notasys?
Pensado para notarías con equipo: cada persona ve y hace solo lo que le corresponde según su rol.
Notario titular
Quiere ver el estado real de cada expediente y autorizar la firma sabiendo que el cumplimiento ya se revisó.
Recepción
Abre expedientes, captura clientes y sabe exactamente qué identificación falta antes de avanzar.
Fiscalista y caja
Cotizan honorarios e impuestos, cobran, y llevan claro qué es ingreso propio y qué es dinero de terceros en tránsito.
Oficial de cumplimiento
Revisa la identificación LFPIORPI de cada cliente y los avisos pendientes del mes, sin depender de que alguien se acuerde.
El problema que ya conoces
El proceso notarial maneja dinero de terceros y datos sujetos a ley — no hay margen para que una regla dependa de que alguien se acuerde.
Así lo haces hoy
- El seguimiento de expedientes vive en carpetas y hojas de cálculo sueltas
- Nada impide avanzar un trámite con la identificación del cliente incompleta
- El dinero de terceros (impuestos, derechos) se mezcla con el ingreso del despacho
- Cualquier persona del equipo puede cotizar, cobrar y cerrar el mismo expediente
- Los documentos notariales se arman copiando y pegando en Word
- No hay registro de quién autorizó qué, ni cuándo
Así funciona con Notasys
- Cada expediente tiene una etapa clara: recepción, fiscal, firma, cierre
- El sistema bloquea el avance si falta identificación LFPIORPI de algún cliente
- La conciliación separa el ingreso propio del dinero de terceros en tránsito
- Quien cotiza no cobra, quien abre no cierra, quien redacta no autoriza la firma
- Los documentos se generan con testado automático, con datos capturados una sola vez
- Toda acción fuera del flujo normal queda registrada en la bitácora de auditoría
Todo lo que necesita tu notaría
Del expediente al cierre, con reglas de cumplimiento que no dependen de que alguien se acuerde.
Expedientes con etapas
Recepción, fiscal, firma y cierre. Cada expediente avanza en orden, con número EXP-YYYY-NNNN automático.
Ficha de clientes
Personas físicas o morales, con historial de expedientes activos y vigencia de identificación siempre visible.
Checklist de documentos
Qué documento falta, cuál ya se subió, con almacenamiento autenticado por expediente.
Seguimiento a dependencias
RPP, SAT, Registro Civil y demás autoridades, con alertas de trámites próximos a vencer.
Agenda de citas
Vista semanal y widget de citas del día, ligada al expediente correspondiente.
Honorarios y contabilidad
Cotización, cobro y conciliación que separa el ingreso propio del dinero de terceros en tránsito.
Cumplimiento LFPIORPI
Identificación KYC del cliente, beneficiario controlador y aviso a la UIF/SAT, con bloqueo si algo falta.
Generación de documentos
Plantillas con testado automático y prellenado en cascada — hereda y amplía la lógica ya probada en Doc-D.
Cómo protege Notasys el flujo del expediente
El proceso maneja dinero de terceros y datos sujetos a ley — estas reglas no son preferencia de diseño, son mitigación de un riesgo real.
Quien cotiza no cobra
El fiscalista crea y edita honorarios e impuestos; caja registra los pagos. Ningún rol puede hacer ambas cosas sobre el mismo expediente.
Quien abre no cierra
Recepción abre el expediente; solo caja puede cerrarlo, y únicamente cuando el saldo queda en $0.
Quien redacta no autoriza
El oficial escribiente prepara el proyecto del documento; solo el notario autoriza el cambio de etapa a firma.
Bloqueo de cumplimiento
Ningún expediente avanza de recepción si un cliente vinculado tiene su identificación LFPIORPI incompleta — regla del backend, no solo una advertencia visual.
Excepciones siempre auditadas
Un administrador puede saltarse una regla en una emergencia, pero esa acción queda registrada en la bitácora — nunca sin rastro.
Antes vs. con Notasys
La diferencia está en las reglas que ya no dependen de que alguien se acuerde.
| Situación | Antes | Con Notasys |
|---|---|---|
| Seguimiento de expedientes | Carpetas y hojas sueltas | Etapas controladas, número automático |
| Identificación del cliente | Puede quedar incompleta | Bloquea el avance si falta algo |
| Dinero de terceros | Se mezcla con el ingreso propio | Conciliación separada, sin remanente oculto |
| Quién hace qué | Cualquiera puede cotizar y cobrar | 9 roles con segregación de funciones |
| Documentos notariales | Copiar y pegar en Word | Testado automático, datos capturados una vez |
| Auditoría | No hay registro de quién autorizó qué | Bitácora inmutable de toda excepción |
| Instalación | Depende del sistema que se use | 100% local, sin nube |
Preguntas Frecuentes
Lo que más nos preguntan los notarios antes de decidirse.
No. Notasys se instala 100% local, en una computadora de la notaría que hace de servidor dentro de la misma red. No depende de servicios externos ni de conexión a internet para operar.
Cada pago e impuesto se clasifica como ingreso propio o dinero de terceros en tránsito. La conciliación del expediente muestra por separado lo cobrado y lo erogado de cada tipo, y avisa si queda un remanente sin resolver.
El expediente no puede avanzar de la etapa de recepción mientras algún cliente vinculado tenga su identificación (LFPIORPI) incompleta. Es una regla del sistema, no solo un aviso que se puede ignorar.
Sí. Notario, recepción, fiscalista, caja, oficial de cumplimiento y otros roles ven y hacen solo lo que les corresponde, con reglas de segregación de funciones como "quien cotiza no cobra" o "quien redacta no autoriza".
Notasys hereda y amplía la lógica de generación de documentos de Doc-D (plantillas, testado automático), pero además captura cada dato una sola vez y lo reutiliza en cascada dentro del mismo expediente.
Sí. Hacemos una demostración con el catálogo de trámites y el flujo real de tu notaría para que veas exactamente cómo quedaría implementado.
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